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Pour beaucoup d’entre vous, les modes de travail ont changé d'un coup depuis ce confinement inédit. Comment continuer d'être efficaces pour les ateliers et les réunions qui nécessitent beaucoup d'interactivité ? Fort de son expérience, digilityx partage avec vous son expérience pour animer efficacement les ateliers même à la maison !
Si vous avez déjà animé des ateliers / workshops en présentiel, le faire à distance ne devrait pas être une marche trop haute à passer. Ne négligez donc pas ce qui fonctionne déjà très bien dans vos formats classiques :
Adaptez le au format Visio en instaurant une touche de digital, comme avec un « wiki game ». L’objectif : passer d’une page wikipedia à une autre avec le moins de clics possibles en utilisant simplement les liens dans les pages du site (ex : pour passer de « Alphabet latin » à « Constitution » : Alphabet latin → Europe → États-Unis → Constitution des États-Unis → Constitution). Le lien avec le digital est facile à effectuer et choisissez une thématique en lien avec votre atelier.
Veillez à préparer l’ensemble de vos supports (slides, canvas pour les ateliers…) et timeboxer très précisément vos ateliers. Même si vous êtes amenés à changer quelque chose en cours d’atelier cette préparation en amont vous aidera à prendre la bonne décision pour garder la cohérence de l’ensemble.
Cela vous permettra d’augmenter l’interaction et canaliser l’énergie et l’attention dans la bonne direction. Les outils comme Mural le permettent très facilement (nous y reviendrons plus loin).
Appelez les participants un par un. Utilisez une liste de participants ou demandez à chaque personne de désigner le prochain à partager. Appelez les gens par leur prénom.
Privilégiez un temps en fin de session, vos équipes ont besoin de savoir ce qui a été produit au global.
Attention à ne pas retomber dans les travers de l’atelier classique : si les participants ne se sentent pas investis alors ils vont commencer à faire du multi tâche, consulter leurs mails, envoyer des textos, aller sur les réseaux sociaux… Le multi tâche occupe énormément nos vies, d’autant plus à travers les écrans : n’hésitez à poser régulièrement des questions pour garder l’attention des participants.
Raccourcissez les formats de vos ateliers et faîtes des pauses régulières (toutes les heures).
Au delà de 15 personnes; il vous faut un co-facilitateur (qui règlera les problèmes techniques, vous épaulera dans le déroulé par exemple en assistant une personne qui serait à la traîne par rapport au reste du groupe. Si vous faîtes des sous-groupes privilégiez une taille de 3 ou 4 personnes max. Si c’est le cas pensez à diviser à l’avance les participants à l’atelier en petits groupes ou en petites équipes et évitez à tout pris de créer des groupes à la volée. Enfin au dessus de 50 participants privilégiez un format webinar.
En tant que facilitateurs faites attention aux gens qui ont l’air perdu, qui plissent des yeux : autant d’indices qui peuvent montrer que vous êtes en train de perdre une partie de l’auditoire.
Go all remote : cela ne parait pas logique mais si toutes les personnes ne peuvent pas être présentes dans la même salle alors privilégiez un format en distancié pour tout le monde. Vous égalisez ainsi les chances car si vous combinez présentiel et distanciel vous aurez une double dynamique complexe à gérer lors de l’atelier.
Si vous avez l’habitude d’animer des ateliers vous savez que vous ne devez pas surcharger vos présentations de textes, en effet privilégiez les images car le cerveau les analyse 60000 fois plus vite que le texte. À distance soyez vigilants sur ce point, la baisse d’attention est un risque important.
C’est parfois difficile à accepter mais la technique n’est pas un infaillible. Qui plus est dans un contexte de crise sanitaire et de confinement nos connexions sont mises à mal. Ainsi à minima préparez un mail en brouillon avec tous les participants en destinataire et un pdf de votre présentation (avec numérotation des slides) et un texte explicatif « nous venons d’être coupés, je lance une conf call par téléphone (avec le numéro à composer) merci de suivre le déroulé avec les slides en pj ». Dans le cas d’un atelier il faut savoir évaluer à quel point la défaillance technique est un frein au bon déroulement de l’atelier.
Essayer au maximum de limiter les outils à 2. Un pour la visio (zoom, teams, google meet… la liste est longue mais une fois de plus gardez vos habitudes et celles de vos équipes). Ajoutez-y un outil de travail collaboratif en ligne (chez Digilityx nous utilisons https://mural.co). Ils donnent accès à des tableaux blancs avec frameworks et post it digitaux. Ainsi vous donnez de l’importance aux idées / inputs des participants. En faisant en sorte que les gens puissent noter leurs idées vous leur faites comprendre que cela va être pris en compte, cela augmentera l’engagement comme c’est le cas avec l’exercice de la purge. Les personnes se sentent aussi écoutées avec des tours de parole contrôlés et une interactivité dans les échanges.
Si vos équipes ne sont pas familières de tels outils, prévoyez un temps dédié d’introduction qui ne doit pas être trop court car structurant pour le bon déroulé de la suite.
Il est préférable que chaque participant soit équipé d’un casque ou d’oreillettes. Vous allez ainsi éviter ainsi de vous servir des haut-parleurs de votre ordinateur, qui générent un bruit de fond pénible.
Faites attention à la qualité du son des différents micro, un mauvais son est un vrai frein !
Certains pouvant être amenés à travailler de chez eux et ne voulant pas révéler leur intimité peuvent activer des fonctionnalités comme le floutage de l’arrière plan (inclut dans Teams et skype).
L’utilisation des webcams est primordiale car elle permet de capter les détails de la communication non verbale.
Nous continuerons à écrire sur le sujet toutes les semaines en vous présentant des cas d’usage pour vous montrer le déroulé d’un point de vue opérationnel. Le prochain "Animer un brainstorming à distance pas à pas".
Références
https://www.nngroup.com/articles/tools-remote-ux-workshops/
https://www.manager-go.com/gestion-de-projet/animation-reunion.htm
https://workshopper.com/interview-robert-skrobe/
https://www.glowbl.com/fr/organiser-une-visioconference/
Merci à Olivier Lardy, expert du remote design sprint, pour ses conseils précieux.
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