Les 10 tips pour un workshop à distance réussi (Mural, Miro, Klaxoon…)

De la préparation à la restitution, voici nos tips...

“Les réunions, c’était mieux avant…” Nous sommes nombreux à se le dire depuis le début de la crise sanitaire. Certains se cachent derrière la fonction “Mute”, casque vissé sur les oreilles : il peut arriver de se sentir moins impliqué. Pour améliorer les interactions, le tableau blanc s’est digitalisé et les plateformes collaboratives ont maintenant le vent en poupe : Mural, Miro ou encore Klaxoon, ces noms ne vous sont pas inconnus et n’ont peut-être plus de secret pour vous ! Nous les avons testés...

‍
Ces outils ont tous leurs forces avec des ergonomies différentes qui plaisent plus ou moins en fonction de la sensibilité de chacun. Pour faire de cette expérience collaborative une réussite, pas besoin d’être un crack en digital : quel que soit votre choix, voici quelques tips et bonnes pratiques issus de nos retours d’expérience qui vous permettront de fédérer autour d’un sujet et répondre à votre besoin initial. 

Simple et pragmatique : pour ne rien oublier, on vous met à disposition une checklist de bonnes pratiques pour un workshop à distance réussi en haut de l'article.

La préparation : étape clé pour la réussite de votre atelier 

Tips #1 : préparer et clarifier son agenda 

Bien préparer pour faciliter et sécuriser son atelier. Nos retours d’expérience nous l’ont démontré : pour assurer un atelier, comptez deux fois plus de charge de préparation. Pensez à anticiper ce temps de préparation dans votre agenda.

Comme pour une réunion “classique”, définir et partager un ordre du jour est aussi indispensable pour être efficace lors du workshop.

Séquencer l’agenda de l’atelier par activité sans oublier de prendre 30% de temps en plus. En effet, il faut laisser du temps pour les échanges de vive voix après chaque activité. Par exemple : si 10 min d’intro et 20 min d’activité, prévoir 40 min au total.

Le truc en plus : en tant qu’organisateur, si vous n’êtes vous-même pas familier avec l’outil choisi, pas de panique : la préparation de votre workshop favorisera votre connaissance de la plateforme. 

Mural, Miro et Klaxoon sont des outils plutôt intuitifs et faciles à prendre en main. Ils proposent tous un tuto guidé à la première utilisation. 

• Les fonctionnalités d’écriture, copier/coller (ctrl+c / ctrl + v), suppression sont les mêmes que sur une slide powerpoint. 
• On se familiarise rapidement avec le double clic qui permet de faire apparaître un nouveau post-it.
• Les flèches du clavier et/ou la molette de votre souris vous permettent de vous déplacer.
• Pour zoomer / dézoomer : ctrl + molette de la souris ou utiliser les fonctionnalités du Board en bas à droite. Si vous êtes perdus, certains outils comme Miro vous permettent de vous repérer grâce à la map située en bas à droite du board.
  

Rien de mieux que tester et s’amuser avec la barre de fonctionnalités sur la gauche qui vous permet de faire des variantes (taille de texte, couleur du post-it, création de formes, …). 

Tips #2 : structurer visuellement le board

Raconter une histoire. Les différentes étapes du workshop doivent apparaître visuellement pour booster l’engagement des participants et optimiser le déroulement de l’atelier : vous pourrez ainsi vous concentrer sur l’animation.

Le truc en plus : afficher le nom des participants, l’agenda ainsi que le temps alloué à chaque activité pour plus de repères. Attention, le mieux est l’ennemi du bien. Le board doit rester simple pour ne pas risquer de les perdre dans les informations : il doit être autoporteur sur qui, quoi, quand, comment. Il faut se rappeler que la présentation sera amenée à vivre avec les idées des participants (et c’est bon signe !).

Pour aller plus loin dans l’organisation visuelle de votre Board : Travail à distance / Remote : comment préparer son tableau blanc ou support d’atelier à distance ? Remotyx 3.

Besoin d’un coup de pouce ? Mural et Miro disposent de canvas prédéfinis pour vous aider à poser un cadre et structurer vos idées. Pour aller plus loin, Boardle propose des bibliothèques de templates par outils ainsi que la mise en relation avec un facilitateur pour aider à l’animation de l’atelier si vous devez y contribuer en tant que participant par exemple. 

Boardle propose également sa liste de tips sur les différentes dispositions des tableaux blancs.

Faut-il envoyer le board en amont ? Cela dépend de l’objectif de l’atelier et du nombre de participants.

Notre retour d’expérience : Chez Digilityx nous envoyons le board en amont essentiellement lorsque l’objectif de l’atelier est challengeant avec une contrainte temps assez forte. Lors des nos sessions TYX annuelles (atelier qui vise à alimenter notre startup studio en idées innovantes) nous sommes plus d’une vingtaine à participer et l’agenda de l’atelier est très dense. Pour pouvoir itérer et gagner du temps pendant le workshop, nous envoyons le board en avance afin que chacun puisse aller jeter ses premières idées sur le canvas. Ainsi, une partie du brainstorm est réalisée en amont, et nous pouvons donc nous concentrer sur les pitchs, le voting et la définition plus précise des idées des collaborateurs.  

On fait d’une pierre deux coups avec ces tips:

1. Les participants peuvent se familiariser avec le template de l’atelier avant le jour j ⇒ gain de temps et de compréhension.
2. On allège l’agenda du workshop et on peut se permettre de passer plus de temps sur des phases cruciales de décision ou formalisation. On a donc le temps de dérouler toute la méthode et on ressort de l’atelier avec des projets cadrés et prêts à être portés par les équipes.
   

La bonne alternative : mettre le board à disposition quelques jours avant en cachant certaines parties (Icebreaker par exemple pour conserver la surprise).

Tips #3 : préparer un plan B

Ne pas oublier la solution de replis en cas de souci technique. Nous sommes si peu nombreux à le faire, alors même qu’il s’agit d’une des recommandations les plus importantes. Personne n’est à l’abri - et encore moins en télétravail - d’une coupure de réseau ou d’un bug informatique. Vous pouvez ainsi : 

• Prévoir une confcall (tel.) de replis
• Ecrire le déroulé de l’atelier sur un mail brouillon ou sur des slides
• Élire un co-animateur / facilitateur
  

Tips #4 : élire un scribe voire un co-animateur / facilitateur

Assurez vos arrières. Plus qu’un confort, le scribe est nécessaire dans des ateliers dépassant les 10 participants. Dans une co-animation avec plusieurs facilitateurs, le rôle du scribe est crucial dans la réussite de l’atelier mais surtout pour obtenir des livrables complets et une excellente qualité de support.

Le co-animateur / facilitateur peut également être stratégique pour les ateliers nécessitant de faire des sous-groupes de travail. Celui-ci peut être le scribe pendant les temps d’activité.

Souvenez-vous : bien préparer et anticiper, c’est gagner du temps pour la suite !

Le déroulé : faciliter, minuter, brainstormer et surtout, dynamiser

Ne pas oublier d’accueillir les participants en démarrant par une présentation du ou des objectifs de l’atelier ainsi que le déroulé.

Le rôle de l’animateur est crucial pour insuffler toute l’énergie et le rythme nécessaires à la réussite de l’atelier. Tout au long de l’atelier, l’animateur doit veiller à ce que personne n’abandonne, être présent (mais pas trop pour ne pas perturber les activités), respecter les moments de silence et rester maître du temps.

Tips #5 : commencer par un Icebreaker

Briser la glace (avec dynamisme !). C’est ce qui va lancer l’énergie de tout l’atelier. Il faut que les participants apprennent assez vite à se servir de l’outil pour se concentrer sur l’effort de créativité et d’idéation recherché. L’avantage de ces outils est qu’ils sont relativement user-friendly.

Une bonne pratique consiste à démarrer l’atelier par un Icebreaker : petit jeu de découverte de 5 min qui permet de prendre en main les fonctionnalités de l’outil et que tout le monde participe.

Deux avantages à ce tips : se familiariser avec les fonctionnalités de l’outil (non négligeable) et faire participer l’ensemble de l’équipe (même les plus timides qui ont tendance à se cacher derrière leur écran).

Besoin d’un coup de pouce ? Pour trouver votre prochain Icebreaker, nous vous donnons quelques idées dans l’article Icebreaker à distance : pourquoi et comment l'organiser.

Tips #6 : faciliter / animer et maintenir l’attention

Utiliser le potentiel des outils à votre disposition. Maintenant que vous avez l’attention de vos collègues, donnez-vous toutes les chances d’être un bon facilitateur.

Sans perturber le travail, il faut savoir rester présent (comme pour un atelier en présentiel) lors du temps alloué à l’activité en elle-même en demandant si certains participants rencontrent des difficultés et en prévenant du temps restant. Pour cela vous pouvez : 

• Afficher les souris des participants pour repérer les collègues en difficulté
• Utiliser la fonction de rapatriement de tous les participants vers un espace du board à la fin d’une activité par exemple 
  

Le bon mix : pour animer le workshop en parallèle du board, la bonne pratique est de coupler l’animation avec un outil de visio (Teams / Zoom / Google Meet) pour permettre un échange par la voix. Ces outils disposent maintenant de fonctionnalités breakout rooms pour dispatcher les participants dans des pièces virtuelles. 

C’est ce que nous avons fait chez Digilityx lors de notre dernière session TYX : plusieurs équipes ont été créées, avec des boards de travail et rooms propres et adaptés à la co-construction. Enfin toutes les équipes reviennent faire leur restitution dans la room et le board principal. 

Tips #7 : un temps d’explication, un temps d’action, un temps de restitution à chaque étape de l’atelier

Séquencer. Pour tous les ateliers, aussi différents soient-il, il y a une règle qui ne déroge pas c’est qu’ils comportent tous 3 temps : 

1. Expliquer l’atelier : comme dans un jeu on ne se lance pas tête baissée sans connaître les règles, le rôle de chacun, ce que l’on est autorisé à faire ou non. Prendre le temps d’expliquer aux participants le déroulement de l’atelier et s’assurer de leur compréhension permet de gagner en fluidité pendant l’activité elle-même.
2. Animer et challenger : lors de cette phase l’animateur doit être, en fonction du type d'atelier, plus ou moins en support. Il peut intervenir pour recadrer, pour orienter, ou parfois même pour pimenter ou stimuler les participants en pleine réflexion. 
3. Restituer : c’est un moment crucial pour s’assurer que tout le monde a bien réalisé l’exercice… mais pas que. En effet, il permet aux participants de se challenger eux-mêmes et c’est souvent dans ces moments que l’on assiste aux échanges les plus constructifs et parfois même à des fusions d'idées. Attention, ceci-dit, le facilitateur doit rester maître des échanges pour ne pas perdre le fil de son atelier et prendre du retard.  
   

A la fin de l’atelier, pensez à conclure, synthétiser le travail réalisé pendant le temps alloué et remercier les participants.

La restitution : construire son livrable

L’extraction des données reste peut-être le plus grand axe d’amélioration des tableaux blancs digitaux. Mural et Miro proposent un export pdf brut, Klaxoon un export excel : l’un n’est pas modifiable, l’autre nécessite d’être retraité pour refléter l’effort de créativité mis pendant l’atelier. 

Quelles sont les bonnes pratiques de restitution des données sortantes du workshop ? Nous avons posé la question à notre communauté de Digital Whiteboarders pour qu'ils nous livrent leurs tips...

Tips #8 : rendre le board autoporteur

Apporter des précisions a posteriori. L’avantage par rapport au workshop “in real life”, c’est qu’à la fin de l’atelier on n’a pas à décoller les post-its du mur et à ranger la salle. 

Une méthode pragmatique consiste à réorganiser le board en fin d’atelier : supprimer les redondances, ajouter quelques cercles et flèches pour mettre en évidence les informations importantes et ce qu’il faut retenir (décisions prises, prochaines actions, porteurs d’actions).

Une fois le Board mis au propre, vous pouvez renvoyer le lien aux participants. Le Board peut être considéré comme véritable artefact avec des espaces de co-construction et de mises à jour. Dans ce cas-là, il peut rester ouvert à la modification a posteriori de l’atelier.

Pour les parties prenantes qui n’auraient pas participé à l’atelier mais qui sont impactées par les décisions et actions prises (par exemple la Direction, les utilisateurs finaux d’un produit, …), vous pouvez envoyer une synthèse des éléments de décision et suivi d’actions avec le lien vers le Board (en lecture) pour qu’ils puissent prendre connaissance si besoin des éléments de contexte.

NB : c’est là où on estime toute la valeur de la restitution pendant l’atelier (et du scribe !).

Tips #9 : faire le lien avec l’outil de gestion de projet 

Il est possible de charger des données tirées d’outils de gestion de projet vers le whiteboard mais l’inverse à date (et à notre grand regret) n’est pas encore vrai.

Afin de n’avoir qu’une “single source of truth”, certains animateurs ont pour habitude de transférer manuellement les décisions et actions prises pendant l’atelier ou encore les nouveaux items de backlog, dans leur outil de suivi de projet (Trello, JIRA, ASANA, Excel, …). Certains partagent un export pdf du Board sur un espace de travail partagé pour alimenter la documentation. 

Un Nice To Have de ces whiteboard digitaux serait de pouvoir automatiser ou faciliter le transfert de certaines données du Board vers les outils de gestion de projet. A bon entendeur...

Tips#10 : prendre du plaisir !

Voilà maintenant c’est à vous de jouer ! A bientôt pour échanger sur vos futurs retours d’expérience et enrichir notre check-list de bonnes pratiques...

Téléchargez notre check-list des bonnes pratiques pour un workshop réussi